Vliegschool Hilversum (hierna: “de vliegschool”) verwerkt persoonsgegevens van studenten en huurders uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van je privacy en handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / EU 2016/679) en overige toepasselijke privacywetgeving.
In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
Vliegschool Hilversum, hierna te noemen VSH, gevestigd op het vliegveld Hilversum, is de handelsnaam van Luchtvaartbedrijf Ben-Air B.V. en aan haar gelieerde entiteiten, gevestigd aan de Noodweg 47, 1213 PW Hilversum.
Wij verwerken uitsluitend de gegevens die je zelf bij inschrijving invult en die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Hieronder vindt je een volledig overzicht van de gegevens die worden gevraagd.
Bovenstaande gegevens worden ook gebruikt om een Course Completion Form mee te maken die onze (deputy) Head of Training en jij dienen te ondertekenen. Dit formulier wordt opgestuurd naar het ILT (of in overleg naar een andere EU CAA) als onderdeel van je brevet aanvraag.
Als onderdeel van ons Emergency Response Plan (ERP) en dus voor veiligheidsdoeleinden vragen wij ook contactgegevens van een door je aangewezen noodcontactpersoon (next of kin):
Als onderdeel van ons Emergency Response Plan (ERP) en dus voor veiligheidsdoeleinden vragen wij ook contactgegevens van passagiers tijdens privé vluchten of proeflessen:
* Vóór aanvang van de opleiding dienen wij je indentiteit te verifieren. Je kan daarbij je paspoort of identiteitsbewijs tonen tijdens de onboarding. Voor de duidelijkheid, we maken dus geen kopie.
Je gegevens worden verwerkt op grond van artikel 6, lid 1, sub b AVG (uitvoering van een overeenkomst) voor de volgende doeleinden:
De noodcontactgegevens (ICE) worden verwerkt op grond van artikel 6, lid 1, sub f AVG (gerechtvaardigd belang), namelijk de veiligheid van onze studenten en huurders.
VSH maakt gebruik van Aviatize voor planning en het monitoren van voortgang en geldigheid van certificaten. In dat kader worden door jou of namens studenten en huurders de volgende documenten geüpload in Aviatize, uitsluitend met als doel het controleren en bewaken van vervaldata zoals SEP(A) land, klasse medical I, II of LAPL en LPE level 4 en 5.
Voor studenten worden de volgende documenten geüpload:
Voor huurders worden de volgende documenten geüpload:
De verwerking van deze documenten vindt uitsluitend plaats op grond van artikel 6, lid 1, sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst) en, waar van toepassing, artikel 6, lid 1, sub c AVG (wettelijke verplichting uit het luchtvaartrecht). De geüploade bestanden worden opgeslagen binnen Aviatize en zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegd personeel van VSH. Documenten worden niet langer bewaard dan de in artikel 7 genoemde bewaartermijn.
Voor de uitvoering van onze activiteiten maken wij gebruik van de volgende softwareprogramma’s. Met elk van deze externe partijen is of wordt een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) afgesloten. Alle programma’s zijn gekoppeld via het emailadres van de student of huurder als unieke identifier.
Plannings- en beheersoftware specifiek voor vliegscholen (scheduling, voortgang opleidingen en bewaking van certificaatvervaldata). In Aviatize staan je gegevens die genoemd zijn in 3a t/m 3c. Je ingevulde passagiersgegevens (iPads op de balie) worden voor 2 weken bewaard, waarna deze automatisch worden verwijderd.
Aviatize BV, Kerkstraat 106, 9050 Gentbrugge, België. Belgisch bedrijf; verwerking binnen EER, AVG-conform. Privacybeleid: www.aviatize.com/privacy-policy
Wanneer je een bestelling plaatst in onze webshop, verwerken wij je naam, adres, woonplaats, emailadres en telefoonnummer en het artikel dat je bestelt. Deze gegevens hebben wij nodig om je bestelling af te handelen en te leveren. De bestelgegevens worden opgeslagen in onze website (WordPress). Betalingen verlopen via Mollie B.V. in Amsterdam. Mollie verwerkt de betaling namens ons; voor een deel van de verwerking, zoals fraudebestrijding en het voldoen aan wettelijke verplichtingen voor financiële instellingen, is Mollie zelf verantwoordelijk. Je bank of creditcardgegevens worden niet door ons opgeslagen. Meer informatie vindt je in de privacyverklaring van Mollie (www.mollie.com/privacy). Wij verwerken deze gegevens omdat dat nodig is voor de uitvoering van de koopovereenkomst en omdat wij wettelijk verplicht zijn onze administratie te bewaren. Wij bewaren bestel en betaalgegevens daarom zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht. Daarna worden de gegevens verwijderd. Wil je je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren, neem dan contact op via info@vliegschool-hilversum.nl.
Digitaal leerplatform (LMS) voor e-learning, theorie en toetsen. Moodle is ingericht met de volgende modules:
De praktijkmodule “All You Need To Fly” bevat een community-omgeving voor alle VSH-vliegers. De volgende tekst is ook opgenomen in die module en wordt hier ter informatie herhaald:
“In deze leeromgeving zitten al onze leerlingen en gebrevetteerde vliegers, met als doel dat je in contact kan komen met andere VSH vliegers. Andere vliegers van VSH kunnen alleen je voor- en achternaam zien. Privé gegevens, zoals emailadres, adres, telefoonnummers zijn pertinent niet zichtbaar voor vliegers onderling. Ook zien anderen geen progressie of de antwoorden van quizen. Wil je ook niet dat anderen je achternaam zien, dan adviseren we je om alleen de eerste letter van je achternaam in te vullen. Klik rechts bovenaan op je foto om je Profiel aan te passen of als je het leuk vindt om op te leuken met een foto.”
In Moodle staan alleen je naam en emailadres.
Moodle Pty Ltd, West Perth, Australië. AVG-compliant voor EER-gebruikers via Standard Contractual Clauses (SCC’s); onafhankelijke DPO aangesteld. Privacybeleid: moodle.com/privacy-notice
Gerichte e-mailmarketing en communicatie naar studenten en huurders. Wij verstrekken aan Mailchimp uitsluitend naam en emailadres. Afmelden kan ten alle tijden onderaan de mail.
Intuit/Mailchimp, Atlanta, VS. EU-datacenter beschikbaar (sinds 2022); Data Processing Addendum (DPA) beschikbaar. Gegevensoverdracht naar VS onder SCC’s. Wij vragen hiervoor je expliciete toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Privacybeleid: mailchimp.com/legal/privacy/
Adaptief leer- en toetsplatform. Wij verstrekken aan Drillster uitsluitend naam en emailadres. Afmelden kan ten alle tijden via support@drillster.com
Drillster B.V., Rijnzathe 16, De Meern, Nederland. Nederlands bedrijf (KvK Utrecht). Gegevens opgeslagen in Nederland en deels VS (onder SCC’s). Privacybeleid: drillster.com/privacy-policy
Linkus is een VoIP-telefonie applicatie van Yeastar, ingezet door VSH voor servicecontact. In Linkus worden uitsluitend naam en telefoonnummer opgeslagen, met als enig doel het faciliteren van telefonisch contact met studenten en huurders.
Yeastar Information Technology Co., Ltd., Xiamen, China. Linkus slaat contactgegevens lokaal op in het Yeastar PBX-systeem van VSH. Yeastar hanteert enterprise-grade encryptie voor alle communicatie. Gegevens worden niet gedeeld met derden buiten hetgeen noodzakelijk is voor de dienstverlening. Privacybeleid: www.yeastar.com/linkus-privacy-policy
Op eigen verzoek kan je worden toegevoegd aan WhatsApp-groepen van VSH. Deze groepen worden gebruikt om je te informeren over vluchten, vluchtvoorbereiding, tips en last-minute opties. Deelname is vrijwillig en kan op ieder moment worden beëindigd door de betreffende groep te verlaten.
Deelname aan een WhatsApp-groep brengt met zich mee dat je naam en telefoonnummer zichtbaar zijn voor de andere deelnemers in de groep – dat zijn mede-studenten en huurders van VSH. Door op eigen verzoek deel te nemen, geef je toestemming voor deze zichtbaarheid (art. 6 lid 1 sub a AVG).
WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ierland). WhatsApp is een berichtendienst die end-to-end-encryptie toepast op alle berichten; de inhoud van chats is daardoor niet leesbaar voor WhatsApp zelf. WhatsApp verwerkt wel metadata (zoals telefoonnummers, tijdstippen en apparaatgegevens) en deelt deze met het moederbedrijf Meta. Gegevensoverdracht naar de VS vindt plaats onder Standaard Contractuele Clausules (SCC’s). WhatsApp heeft voor EER-gebruikers een eigen privacybeleid gepubliceerd dat voldoet aan de GDPR-eisen; de Ierse Data Protection Commission is de leidende toezichthoudende autoriteit. Privacybeleid: www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
Let op: WhatsApp is een platform van Meta en valt buiten de directe controle van VSH. VSH treedt op als groepsbeheerder en sluit geen verwerkersovereenkomst met WhatsApp af – deelname verloopt op persoonlijke titel van de gebruiker. VSH adviseert om WhatsApp-instellingen (Instellingen → Account → Privacy → Groepen) zo in te stellen dat alleen bekenden je aan groepen kunnen toevoegen.
VSH-Avia is een intern ontwikkeld koppelprogramma van VSH, dat via API’s alle bovengenoemde programma’s met elkaar verbindt. VSH-Avia slaat geen persoonsgegevens op, maar bevraagt deze uitsluitend realtime vanuit de bestaande bronsystemen. Het doel is de Directie en de Head of Training een geconsolideerd overzicht te bieden van voortgang, certificaatgeldigheid en wijzigingen per student of huurder. Alle koppelingen verlopen via het emailadres als unieke identifier. Omdat VSH-Avia geen gegevens opslaat, is er geen afzonderlijke bewaartermijn van toepassing en is het programma niet aan te merken als zelfstandige verwerker in de zin van artikel 4 AVG.
Wij bewaren je training gegevens (syllabi) gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn van 3 jaar, conform AMC1 DTO.GEN.220 Record-keeping zoals van toepassing op Gedeclareerde Trainingsorganisaties (DTO’s) onder Verordening (EU) 2018/1119.
Fysieke logboeken die je bij ons (onbewust/bewust) achter hebt gelaten bewaren we in onze kluis voor maximaal 5 jaar voor het geval je je training opnieuw zou willen opstarten.
Ingevulde en ondertekende officiële overheids documenten zoals skill tests-, profchecks- en herhalingsformulieren worden gescanned en in pdf formaat voor maximaal 10 jaar opgeslagen. We kunnen die op verzoek nog met je delen. Overigens sturen we je deze ook nog eens per email na betreffende vlucht.
Gegevens van de gevolgde training (syllabi) en officiële overheids documenten zoals skill tests-, profchecks- en herhalingsformulieren worden na de bewaartermijn opgeslagen op een interne, beveiligde server die niet publiek toegankelijk is. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en openbaarmaking.
Wij verstrekken je persoonsgegevens niet aan derden buiten de in artikel 6 genoemde verwerkers, tenzij:
Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.
Een brevet aanvraag bij het ILT kan je zelf doen of wij kunnen het voor je doen. Instructies staan in de LMS. Als wij het doen dan hebben we je handtekening nodig en scannen we je paspoort of identiteitsbewijs. Na het indienen van de aanvraag vernietigen we beide documenten en bewaren we de rest zoals bescheven in artikel 7. De keus is overigens helemaal aan jou en je mag meekijken als we de aanvraag voor je doen.
Na je opleiding veranderen we je rol in onze programma’s van student naar huurder. Dit heeft geen impact op je privacy.
VSH werkt mee aan informatieverzoeken van bevoegde luchtvaartautoriteiten, waaronder de ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport), LVNL (Luchtverkeersleiding Nederland), ABL (Autoriteit Burgerluchtvaart) en de Luchtvaartpolitie. Dit is gebaseerd op de wettelijke verplichting uit DTO.GEN.140 Access en artikel 6, lid 1, sub c AVG (wettelijke verplichting).
De toepasselijke bepaling uit DTO.GEN.140 luidt:
“For the purpose of determining whether a DTO is acting in compliance with its declaration, the DTO shall grant access at any time to any facility, aircraft, document, records, data, procedures or any other material relevant to its training activities covered by the declaration, to any person authorised by the competent authority.”
Onze werkwijze bij dergelijke verzoeken is als volgt: wij nemen in eerste instantie contact op met jou, met het verzoek zelf te reageren op dit verzoek. Weiger je, dan zijn wij als DTO wettelijk verplicht de gevraagde gegevens alsnog te verstrekken. Een voorbeeld kan zijn een luchtruimschending.
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
Voor het uitoefenen van je rechten kunt je contact opnemen via info@vliegschool-hilversum.nl of postadres van de vliegschool (zie artikel 2). Wij reageren binnen de wettelijke termijn van vier weken.
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie, zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie.
Vermoedt je dat er een datalek is waarbij wij betrokken zijn? Dan kan je dit datalek bij de ons melden. Wij zoeken het uit en melden bij een datalek dit volgens de regels van de AVG bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).en bij de geraakte betrokkenen.
Wil je een datalek melden? Neem dan contact op met ons info@vliegschool-hilversum.nl.
Als je van mening bent dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt je een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Vliegschool Hilversum behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen. De actuele versie is altijd beschikbaar op de website en locatie van de vliegschool. De datum van de laatste wijziging staat vermeld onderaan dit document.
Datum vaststelling: 25 oktober 2026
Versie: 1.5
Opgesteld door: Directie